Zarządzanie projektami, a zarządzanie procesami

Zarządzanie projektami i zarządzanie procesami to dwa różne sposoby prowadzenia działalności. O projekcie mówimy, gdy produktem ograniczonej w czasie pracy jest unikalny wyrób albo też usługa. Posiada on swój z góry założony zakres, wyznaczony termin i określony budżet. Projekty spotykamy głównie przy działalności inwestycyjnej. Proces natomiast jest pracą podnoszącą wartość, powtarzalnym zestawem prostych operacji wykonywanych w podobny sposób. Procesy są typową pracą operacyjną, związaną ze stosowaniem jakiejś receptury czy technologii.

 

Zarządzanie projektami oraz zarządzanie procesami – różnice

Najważniejsze różnice to unikalności projektu oraz powtarzalności procesu, a także ponoszone w ich wyniku ryzyko. Projekty są dużo bardziej ryzykowne poprzez swoją unikalność. Ich plusem jest to, że jednostkowa marża jest wysoka w porównaniu do ujęcia procesowego. Kolejna ważna różnica to odpowiedzialność osoby kierującej. Kierownik projektu ma zadanie doprowadzić do wykonania projekt w założonym czasie, budżecie i zakresie. Prace projektowe są zazwyczaj złożone przez co często wykonuje je kilka osób nie będących podwładnymi osoby kierującej projektem. W przypadku procesów, wykonywane prace są proste i powtarzalne, przez co często odpowiedzialna jest za nie osoba będąca ich twórcą.

Przez zarządzanie projektami trzeba rozumieć realizowanie zakresu projektu, dotrzymywanie terminów wykonania a także zgodność z określonym budżetem. Założenia projektu tzn. czas, jego zakres oraz budżet są od siebie zależne przez co zmiana jednego czynnika wpływa na resztę.

Zarządzanie procesowe natomiast wiąże się z jego dokumentowaniem, analizowaniem postępów uzyskiwanych w procesach, oraz ulepszaniem osiągniętych standardów.

 

 

 

Cykle Deminga

Cykl Deminga obrazuje ciągłość i cykliczność procesów. Model cyklu rozpoczyna planowanie prac a następnie ich realizacja, weryfikacja i ustanowienie standardu na przyszłość. Ma to na celu usprawnienie wykonywania kolejnych procesów, systemu zarządzania firmą. Nie ma jednak dobrego przepisu na rozwój firmy, natomiast decyzja jak nią zarządzać zależy od wielu zmieniających się czynników. Istnieją jednak wzorce pomagające zwiększyć efektywność i elastyczność firmy. Są one oparte na międzynarodowych normach lub najlepszych praktykach zarządzania przez co pozwalają firmie rozwijać się i odpowiednio oceniać swój system zarządzania.

 

 

Udoskonalenie systemu zarządzania

Istnieje wiele sposobów na udoskonalenie systemu zarządzania z których najważniejszą jest certyfikacja procesów. Jest ona przeprowadzana przez zewnętrzne i wyspecjalizowane instytucje, a certyfikat potwierdza zgodność z międzynarodowymi normami jakości lub bezpieczeństwa. Inną możliwością doskonalenia systemu zarządzania procesami są akredytacje lub konkurs o nagrody jakości. Żadna certyfikacja czy akredytacja nie zastąpi jednak własnych, wewnętrznych kryteriów sukcesu i osiągania celów. Kryteria te powinny być ważnym elementem strategii firmy i obejmować zestaw różnorodnych wskaźników finansowych, operacyjnych, zdobywania wiedzy oraz doświadczeń.

 

 

Skuteczne zarządzanie projektem informatycznym

Redmine oferuje szereg narzędzi przydatnych przy zarządzaniu projektem IT. Program ten zapewnia współpracę z systemami kontroli wersji (np. Subversion, Bazaar, Git, Mercurial), umożliwia przypisywanie ticketów do konkretnych osób, kontrolę czasu pracy, Wiki i wiele, wiele więcej.

 

Zarządzanie procesami w Redmine

Zarządzanie procesami w Redmine można wdrożyć wykorzystując do tego nowy tracker. Obok ticket’u czy bug’a proponuję utworzyć „tracker” o nazwie „proces”. Zagadnienia z takim trackerem konkretne osoby mogą filtrować na swojej liście zadań do wykonania i z założenia – nigdy nie zostaną one zamknięte.

Można też podejść do tego w inny sposób. Wystawiać oddzielne tickety na każdy miesiąc pracy nad daną czynnością. Dzięki temu możemy określić budżet miesięczny na daną czynność. Przykład:

W skład procesu zdobywania klientów wchodzą następujące czynności:

• Przeszukiwanie baz danych potencjalnych firm
• Wysyłanie maili zachęcających do współpracy
• Telefonowanie do potencjalnych klientów
• Przygotowanie indywidualnej oferty
• Negocjacje i podpisanie umowy

Możemy ustalić, że osoba odpowiedzialna za zdobywanie klientów musi spędzić minimum jeden dzień w tygodniu na przeszukiwaniu bazy i wysyłaniu maili do potencjalnych klientów. Wystawiamy jej więc co miesiąc ticket na to zagadnienie („Przeszukiwanie bazy danych – kwiecień 2013″) i podajemy szacunkowy czas – 32 godziny. Na koniec miesiąca łatwo sprawdzimy, czy dana osoba wywiązała się prawidłowo z tego zadania.

Niestety Redmine sam w sobie nie ma wspomagania obsługi procesów, dlatego warto go używać z osobnym plannerem, np. darmowym kalendarzem Google. Ustalamy w nim konkretny dzień, w którym dana osoba ma się tym zagadnieniem zajmować (np. środa) i zaznaczamy powtarzalność – raz w tygodniu.

Posiadając telefon komórkowy (tzw. smartfon) zsynchronizowany z kalendarzem Google, bez problemu opanujemy zarządzanie czasem.