Zarządzanie z Redmine’m

Najpopularniejszym programem tego typu jest obecnie Redmine. Program ten jest jednym z najbardziej znanych i wypracował sobie bardzo dobrą markę na rynku, chwalą go zarówno pracownicy jak i osoby zarządzające. Redmine został przygotowany na bazie frameworka Ruby on Rails. Program ten nie ma co prawda najpiękniejszego wyglądu, jednak zdecydowanie nadrabia olbrzymią ilością funkcji. Warto pamiętać o tym, że z poziomu tego programu możliwa jest obsługa wielu różnych projektów przy czym do każdego z nich możliwe jest utworzenie specjalnego forum i wiki. Kontrola dostępu została stworzona na bazie ról, a system powiadomień umożliwia bieżące monitorowanie wszystkich przepływających informacji. Musimy też wiedzieć, że system wtyczek i integracja z systemami kontroli wersji (SVN/Git) pozwala na bezpieczne korzystanie z wielu dodatkowych funkcji programu. Jeśli więc stawiamy na zarządzanie projektami, program który powinniśmy wybrać to Redmine. Choć ma na rynku konkurentów, to wciąż jest liderem.

Tutorial Redmine

Na poniższym video możesz zobaczyć podstawowe funkcjonalności i krótki przewodnik po Redmine.
Po więcej informacji w języku polskim zapraszam do szkolenia „Zarządzanie z Redmine”

Zarządzanie zespołem na odległość

Niezwykłym zjawiskiem jest również bardzo szybki rozwój pracy zdalnej w nowoczesnych firmach. Menedżerowie, których zadaniem jest zarządzanie projektami IT są świadomi, że wcale nie muszą nadzorować swoich pracowników przez osiem godzin dziennie, od 7 rano do 15 po południu. W praktyce zdecydowana większość informatyków, programistów czy administratorów baz danych jest w stanie pracować zdalnie, właściwie z dowolnego miejsca na świecie. Wspomagający zarządzanie projektami program jest w stanie w bardzo przydatny sposób monitorować aktywność pracowników, którzy często wynagradzani są zadaniowo, a nie za czas spędzony w pracy. To daje o wiele wyższą efektywność i motywację do wysokiej jakości pracy.

Zarządzanie na odległość czyli tzw. praca zdalna  jest też popularna i w innych dziedzinach gospodarki. Przedstawiciele handlowi pracują wręcz z samochodu, który poza telefonem jest ich podstawowym narzędziem pracy. Istnieją również i inne firmy, w których pracownicy mogą wykonywać swoje zadania przez jeden czy dwa dni w tygodniu poza biurem. Pozwala to na lepsze wykorzystanie możliwości pracowników, a jednocześnie często nie tracą oni kilku godzin dziennie na dojazd do pracy. Ponieważ cechą współczesnych przedsiębiorstw jest maksymalizowanie użyteczności pracowników i sprzętu biurowego przy jednoczesnym minimalizowaniu kosztów, to sytuacja ta wydaje się być idealnym rozwiązaniem zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Kolejne lata z pewnością będą stały pod znakiem rozwoju gospodarczego i informatycznego naszego kraju, praca zdalna powinna być więc jeszcze powszechniejsza. Nic dziwnego – niesamowite zalety jakie daje pozwalają na osiągnięcie gigantycznych korzyści.

Nie można zapomnieć o tym, że zarządzanie pracownikami na odległość to nie lada wyzwanie dla menadżerów i innych osób zarządzających zespołem. Jednak o tym  napiszę kiedy indziej…

Celem tej pracy nie jest rozwodzenie się nad zarządzaniem zasobami ludzkimi jako takim, a etyczne podejście do tego zarządzania, dlatego samą kwestie zarządzania omówię bardzo ogólnikowo.

Normy ISO 9000:2000 nakładają na kierownictwo organizacji obowiązek właściwego zarządzania zasobami ludzkimi. W modelu systemu zarządzania jakością opisanym w tych normach, zarządzanie personelem jest jednym z czterech głównych procesów obok realizacji wyrobu, pomiarów, analizy i doskonalenia oraz odpowiedzialności kierownictwa. Waga tego problemu wynika z zasad filozofii zarządzania przez jakość (z ang. TQM – Total Quality Menagement), będącej podstawą wymienionych norm. „Wśród ośmiu zasad tej filozofii przynajmniej dwie dotyczą bezpośrednio zasobów ludzkich:

• zaangażowanie ludzi: ludzie na wszystkich szczeblach są istotą organizacji i ich całkowite zaangażowanie pozwala na wykorzystanie ich zdolności dla dobra organizacji;

• przywództwo: przywódcy ustalają jedność celu i kierunku działania organizacji. Zaleca się, aby tworzyli oni i utrzymywali środowisko wewnętrzne, w którym ludzie mogą w pełni zaangażować się w osiąganie celów organizacji. W szczególności środowisko pracy powinno zachęcać do kreatywnych metod pracy i możliwości pełniejszego wykorzystania potencjału organizacji.” (Dyrektor zarządzający, nr 1, 2006, s. 11)

Nie wystarczy szukać dróg poprawy jakości tylko w procesie realizacji wyrobu lub usługi, bowiem bez równorzędnego traktowania trzech pozostałych procesów (w tym oczywiście procesu zarządzania zasobami ludzkimi), składających się na kompleksowy system zarządzania jakością, efekty działania organizacji będą niewielkie.

Jednym z istotnych (czy najistotniejszym… to kwestia dalece dyskusyjna) zadań menedżera zarządzającego personelem jest dbałość o rozwój pracowników. Powszechnie znana jest hipoteza o pozytywnym wpływie dobrej atmosfery w pracy na wydajność. Ludzie niepoddani działaniu stresów psychicznych, swobodni psychicznie, pewni życzliwości i zaufania ze strony kierownika pracują wydajniej i są bardziej zaangażowani.

Każdy menedżer powinien podejmować takie działania, które poprawią stosunki panujące w organizacji i korzystnie wpłyną na sytuację personelu. Do działań tych można zaliczyć: informację dla załogi, informację o problemach i opiniach załogi, zbudowanie systemu zaspokajania potrzeb społecznych pracowników.

Podstawową zasadą dobrej atmosfery współpracy przełożony-podwładny jest bogata informacja o wszystkim tym, co dotyczy zakładu pracy i jego pracowników. Nic bardziej nie przeszkadza kształtowaniu poczucia współgospodarowania jak nieświadomość tego, co jest planowane, co ma się dziać w zakładzie (…) Z problemem informacji załogi wiąże się sprawa dostępności dyrektora dla pracowników wykonawczych (…) Praktyka wykazała, że niemożliwe jest sprawne zorganizowanie pracy nowoczesnego dyrektora na zasadzie spontanicznej ‘dostępności’. ‘Dostępność’ winna być zorganizowana, a więc powinny być określone godziny przyjęć pracowników w ich sprawach osobistych, stałych wizytacji stanowisk pracy i kontaktów zbiorowych. Są to pozycje, które wymagają uwzględnienia w planie pracy dyrektora. – (W. Kieżun, Podstawy organizacji i zarządzania, Warszawa 1977, s. 369-370).

W obecnym świecie menedżerowie mają nie lada problem z zarządzaniem personelem (jak zresztą zwykle). Z jednej strony muszą tak kierować pracownikami, aby nie naruszać ich praw, poglądów na pewne sprawy, nie ingerować w ich wolność osobistą, wyznania, traktować ich zgodnie z ogólnie przyjętymi normami etycznymi, a z drugiej strony zadbać o zyski przedsiębiorstwa. Jeżeli uda się im to połączyć i stworzyć odpowiednią atmosferę w pracy, to wydajność pracowników na pewno będzie wysoka.

Zarządzanie zespołem z Redmine

Program do zarządzania zespołem i projektami znacznie ułatwia komunikację i pracę w zespole. Redmine, czyli najlepsze tego typu narzędzie online wspomaga tę współpracę. Dobrą praktyką – stosowaną szczególnie przez zespoły „zdalne” oraz przy projektach internetowych – jest tzw. „komunikowanie się za pomocą zagadnień”.

Jeżeli zauważyliśmy jakiś błąd, mamy pomysł na nową funkcjonalność lub chcemy aby ktoś coś wykonał – nie podchodzimy i nie dzwonimy do niego. Wystawiamy ticket dokładnie opisujący to zagadnienie, a o kontakt osobisty prosimy jedynie wtedy, gdy problem jest dla wykonawcy trudny lub niezrozumiały. W ten sposób szanujemy czas swój i swoich współpracowników.

Bezpieczne logowanie przez połączenie szyfrowane SSL

Aby z niego skorzystać, zaloguj się do Redmine za pomocą adresu:

https://twojanazwa.myredmine.com, np. https://demo.myredmine.com/

Standardowo wchodząc na ten adres po raz pierwszy uzyskasz w przeglądarce następujący komunikat bezpieczeństwa:

Aby kontynuować i dostać się do Redmine, musisz kliknąć „Rozumiem zagrożenie” i nacisnąć przycisk „Dodaj wyjątek…”. Na następnym ekranie potwierdź wyjątek bezpieczeństwa oraz „zachowaj go na stałe”:

To wszystko! Od teraz wchodząc na Redmine’a przez bezpieczne połączenie nie będziesz otrzymywać żadnych komunikatów bezpieczeństwa.

Niestety, jeżeli będziesz się łączyć z Redminem przez inną przeglądarkę lub na innym komputerze – będziesz musiał powyższe czynności powtórzyć.

Również Twoi współpracownicy będą musieli wykonać powyższe kroki, aby firma była całkowicie bezpieczna.

Istnieje jednak jeden, prosty sposób aby to „obejść”…

Redmine z certyfikatem SSL

Zakup certyfikatu SSL na własną instalację Redmine’a (subdomenę) spowoduje brak wyświetlania powyższych komunikatów i swobodne korzystanie z Redmine przez połączenie szyfrowane przez każdego użytkownika (pracownika) firmy.

Wydatek 100 zł netto może szybko się zwrócić. Pomyśl ile czasu zajmie Ci wytłumaczenie każdemu pracownikowi powyższych kroków. Nie będą musieli ich wykonywać, jeżeli Twój Redmine zostanie objęty certyfikatem SSL.

Certyfikat SSL do Redmine’a możesz zamówić na stronie Bezpieczny Redmine lub korzystając z formularza szybkiego zamówienia w prawym menu serwisu.

Zarządzanie projektami oraz zarządzanie procesami – różnice

Najważniejsze różnice to unikalności projektu oraz powtarzalności procesu, a także ponoszone w ich wyniku ryzyko. Projekty są dużo bardziej ryzykowne poprzez swoją unikalność. Ich plusem jest to, że jednostkowa marża jest wysoka w porównaniu do ujęcia procesowego. Kolejna ważna różnica to odpowiedzialność osoby kierującej. Kierownik projektu ma zadanie doprowadzić do wykonania projekt w założonym czasie, budżecie i zakresie. Prace projektowe są zazwyczaj złożone przez co często wykonuje je kilka osób nie będących podwładnymi osoby kierującej projektem. W przypadku procesów, wykonywane prace są proste i powtarzalne, przez co często odpowiedzialna jest za nie osoba będąca ich twórcą.

Przez zarządzanie projektami trzeba rozumieć realizowanie zakresu projektu, dotrzymywanie terminów wykonania a także zgodność z określonym budżetem. Założenia projektu tzn. czas, jego zakres oraz budżet są od siebie zależne przez co zmiana jednego czynnika wpływa na resztę.

Zarządzanie procesowe natomiast wiąże się z jego dokumentowaniem, analizowaniem postępów uzyskiwanych w procesach, oraz ulepszaniem osiągniętych standardów.

Cykle Deminga

Cykl Deminga obrazuje ciągłość i cykliczność procesów. Model cyklu rozpoczyna planowanie prac a następnie ich realizacja, weryfikacja i ustanowienie standardu na przyszłość. Ma to na celu usprawnienie wykonywania kolejnych procesów, systemu zarządzania firmą. Nie ma jednak dobrego przepisu na rozwój firmy, natomiast decyzja jak nią zarządzać zależy od wielu zmieniających się czynników. Istnieją jednak wzorce pomagające zwiększyć efektywność i elastyczność firmy. Są one oparte na międzynarodowych normach lub najlepszych praktykach zarządzania przez co pozwalają firmie rozwijać się i odpowiednio oceniać swój system zarządzania.

Udoskonalenie systemu zarządzania

Istnieje wiele sposobów na udoskonalenie systemu zarządzania z których najważniejszą jest certyfikacja procesów. Jest ona przeprowadzana przez zewnętrzne i wyspecjalizowane instytucje, a certyfikat potwierdza zgodność z międzynarodowymi normami jakości lub bezpieczeństwa. Inną możliwością doskonalenia systemu zarządzania procesami są akredytacje lub konkurs o nagrody jakości. Żadna certyfikacja czy akredytacja nie zastąpi jednak własnych, wewnętrznych kryteriów sukcesu i osiągania celów. Kryteria te powinny być ważnym elementem strategii firmy i obejmować zestaw różnorodnych wskaźników finansowych, operacyjnych, zdobywania wiedzy oraz doświadczeń.

Skuteczne zarządzanie projektem informatycznym

Redmine oferuje szereg narzędzi przydatnych przy zarządzaniu projektem IT. Program ten zapewnia współpracę z systemami kontroli wersji (np. Subversion, Bazaar, Git, Mercurial), umożliwia przypisywanie ticketów do konkretnych osób, kontrolę czasu pracy, Wiki i wiele, wiele więcej.

Zarządzanie procesami w Redmine

Zarządzanie procesami w Redmine można wdrożyć wykorzystując do tego nowy tracker. Obok ticket’u czy bug’a proponuję utworzyć „tracker” o nazwie „proces”. Zagadnienia z takim trackerem konkretne osoby mogą filtrować na swojej liście zadań do wykonania i z założenia – nigdy nie zostaną one zamknięte.

Można też podejść do tego w inny sposób. Wystawiać oddzielne tickety na każdy miesiąc pracy nad daną czynnością. Dzięki temu możemy określić budżet miesięczny na daną czynność. Przykład:

W skład procesu zdobywania klientów wchodzą następujące czynności:

• Przeszukiwanie baz danych potencjalnych firm
• Wysyłanie maili zachęcających do współpracy
• Telefonowanie do potencjalnych klientów
• Przygotowanie indywidualnej oferty
• Negocjacje i podpisanie umowy

Możemy ustalić, że osoba odpowiedzialna za zdobywanie klientów musi spędzić minimum jeden dzień w tygodniu na przeszukiwaniu bazy i wysyłaniu maili do potencjalnych klientów. Wystawiamy jej więc co miesiąc ticket na to zagadnienie („Przeszukiwanie bazy danych – kwiecień 2013″) i podajemy szacunkowy czas – 32 godziny. Na koniec miesiąca łatwo sprawdzimy, czy dana osoba wywiązała się prawidłowo z tego zadania.

Niestety Redmine sam w sobie nie ma wspomagania obsługi procesów, dlatego warto go używać z osobnym plannerem, np. darmowym kalendarzem Google. Ustalamy w nim konkretny dzień, w którym dana osoba ma się tym zagadnieniem zajmować (np. środa) i zaznaczamy powtarzalność – raz w tygodniu.

Posiadając telefon komórkowy (tzw. smartfon) zsynchronizowany z kalendarzem Google, bez problemu opanujemy zarządzanie czasem.

Szkolenie składa się z 5 modułów i trwa tylko 3 i pół godziny. Znajdziesz w nim same konkrety na temat Redmine’a. Od początkującego użytkownika do Project Managera i właściciela wielu biznesów.

Zapoznaj się z ze szczegółami oferty szkolenia »